Planlama ve Örgütleme

Planlama

Planlama, örgütün amaçlarının belirlenmesi ve bu amaçlara ulaşmak için neyin, ne zaman, nasıl ve kim tarafından yapılacağına önceden karar verilmesidir. Yönetim fonksiyonlarının ilkidir; diğer fonksiyonların temelini oluşturur. Planlama geleceğe yöneliktir, sürekli bir süreçtir ve belirsizliği azaltır.

• Planlama süreci: Amaçların belirlenmesi, mevcut durumun ve çevrenin analizi (SWOT), alternatiflerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi, en uygun alternatifin seçilmesi, planın uygulanması ve izlenmesi.
• Kapsamına göre planlar: Stratejik planlar (üst yönetim, uzun vadeli, örgütün tümü), taktik planlar (orta kademe, bölümler düzeyinde), operasyonel planlar (alt kademe, kısa vadeli, günlük işler).
• Kullanım sıklığına göre: Tek kullanımlık planlar (program, proje, bütçe) ve sürekli (tekrarlanan) planlar (politikalar — karar vermede genel rehber; prosedürler — işlerin adım adım yapılış sırası; kurallar — esneklik tanımayan, yapılması veya yapılmaması gerekenler).
• Amaçlarla yönetim (MBO, Peter Drucker): Amaçların yönetici ve astlar tarafından birlikte, ölçülebilir biçimde belirlenmesi ve performansın bu amaçlara göre değerlendirilmesi.
• Karar verme: Programlanmış (rutin, tekrarlanan) ve programlanmamış (yeni, karmaşık, stratejik) kararlar; belirlilik, risk (olasılıklar biliniyor) ve belirsizlik (olasılıklar bilinmiyor) ortamında karar verme. Herbert Simon'ın sınırlı rasyonellik kavramı: Yöneticiler en iyiyi değil tatmin edici çözümü seçer. Grup karar teknikleri: beyin fırtınası, Delphi tekniği, nominal grup tekniği.

Örgütleme

Örgütleme, amaçlara ulaşmak için yapılacak işlerin belirlenmesi, gruplandırılması, bu işler arasındaki yetki ve sorumluluk ilişkilerinin kurulması ve kaynakların düzenlenmesidir. Sonucunda örgüt yapısı ortaya çıkar ve örgüt şeması ile gösterilir.

• Örgütleme ilkeleri: Amaç birliği, işbölümü ve uzmanlaşma, yetki ve sorumluluğun denkliği, emir-komuta birliği (her astın tek bir üstten emir alması), basamaklar zinciri, kontrol alanı (yönetim genişliği) — bir yöneticinin etkin biçimde yönetebileceği ast sayısı (Graicunas formülü), istisnalar ilkesi, esneklik.
• Bölümlere ayırma (departmanlaşma): Fonksiyonel (üretim, pazarlama, finans), ürün, coğrafi bölge, müşteri, süreç esasına göre veya matris yapı (fonksiyonel ve proje yapısının birleşimi; çift yönlü yetki — emir birliği ilkesine aykırı).
• Örgüt yapısı türleri: Lineer (hat) örgüt (yukarıdan aşağıya doğrudan yetki zinciri; küçük işletmelere uygun), lineer-kurmay örgüt (hat yöneticilerine uzman danışmanlık veren kurmay birimler), fonksiyonel örgüt (Taylor), matris örgüt, proje örgütü, ağ (network) ve sanal örgütler.
• Merkezileşme ve yerinden yönetim: Karar yetkisinin üst kademede toplanması (merkezileşme) veya alt kademelere dağıtılması (yerinden yönetim).
• Yetki devri: Yöneticinin yetkisinin bir kısmını astlarına aktarması; ancak sorumluluk devredilemez (nihai sorumluluk devredende kalır).
• Formal ve informal örgüt: Formal örgüt resmî yapı ve ilişkilerden; informal örgüt çalışanlar arasındaki kendiliğinden oluşan sosyal ilişkilerden oluşur.